Nota Fiscal: O que é e Como Emitir de forma Automatizada?

A nota fiscal é um documento que registra a venda de um produto ao cliente. Seja qual for o tipo, segmento ou tamanho da empresa, ela é obrigatória por lei. Entenda como facilitar o sistema fiscal da sua empresa através do uso de plataformas digitais.

A obrigatoriedade em gerar notas fiscais é para todos, até mesmo para os micros e pequenos negócios. A emissão desse documento deve acontecer a partir do momento que existe uma relação de compra (produto ou serviço) de uma empresa e cliente. Esse documento existe para formalizar essa comercialização aos órgãos de administração pública.  

Caso eles não sejam gerados adequadamente, a Receita Federal pode configurar como sonegação de impostos o que pode gerar muitas dores de cabeças aos empreendedores.

Mas, além da legalidade, ter um processo fiscal estruturado pode trazer muitas outras vantagens para o seu negócio. Uma delas é mostrar profissionalismo e seriedade da sua empresa, isso porque é fácil de desconfiar de quem não faz emissões de notas fiscais.

Quer regularizar a situação?
Veja nesse conteúdo dicas para automatizar seu sistema fiscal.

O que é uma Nota Fiscal e para que serve?

nota fiscal
Fonte: Pexel

A nota fiscal é um documento fiscal para registro das vendas da empresa. Ela permite que o governo tenha um controle das transações comerciais que acontecem no país e também é uma forma do recolhimento de impostos.

Ela serve para comprovar que você, empresa, vendeu aquele produto ou serviço para o cliente, garantindo segurança nos processos de compra e venda. Portanto, esse documento fiscal é indispensável em qualquer tipo de negócio.

Tudo o que você compra, até mesmo uma água na padaria, você paga imposto sobre o produto. Por isso, o cálculo do alíquota (valor total da contribuição) de uma NF vai depender do tipo de produto ou serviço comercializado.

A emissão da nota fiscal é feita de acordo com a natureza do produto ou serviço vendido pela sua empresa. Ao formalizar uma empresa, é preciso definir a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAEs), ou seja, classificar as atividades exercidas pela sua empresa para colocá-la na nota fiscal.

Quem deve emitir uma nota fiscal?

Seja pessoa física (PF) ou pessoa jurídica (PF), você pode sempre emitir notas fiscais a cada transação comercial que você tem com alguma pessoa ou empresa.

A emissão de notas fiscais se aplica à qualquer tipo de empreendimento que esteja dentro da lei. Portanto, para gerar esse documento, basta ser:

  • MEI (Microempreendedor Individual);
  • ME (Microempresa);
  • EPP (Empresa de Pequeno Porte);
  • Empresa de Lucro Presumido;
  • Empresa do Simples Nacional;
  • Empresa de Lucro Real;
  • Pessoa física, de acordo com as orientações da prefeitura.

A única exceção à regra são os Microempreendedores Individuais (MEI) que vendem diretamente para pessoa física. Esse grupo de negócios não precisam emitir notas fiscais, mas, ainda assim é indicado gerar esse documento e formalizar as transações comerciais.

Contudo, o maior desafio dos empreendedores é entender como fazer a emissão desse documento de maneira automatizada e ágil. Por mais que seja um processo simples de entender, coloca em prática e regularizar o sistema fiscal de uma empresa pode ser complexo.

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A nota fiscal eletrônica foi uma maneira encontrada pelos órgãos públicos de facilitar e melhorar a fiscalização e manuseio nas empresas. Ela substitui a nota fiscal em papel e o documento é emitido digitalmente em formato xml.

Para emitir uma nota fiscal eletrônica, você precisa de um Certificado Digital, ou seja, uma assinatura digital para garantir validade jurídica ao documento.

A emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e) deve ser feita no site do Sefaz (Secretaria da Fazenda), porém existe uma maneira de automatizar as emissões de notas fiscais, usando ferramentas de ERP que é um sistema de gestão empresarial que torna os processos da sua empresa menos burocrático.

Até mesmo a certificação digital pode ser solicitada dentro dessa ferramenta, de maneira simples. Uma das principais vantagens em usar o ERP para descomplicar e automatizar o sistema fiscal de uma empresa.

Ao ter essa plataforma funcionando, você centraliza toda a sua operação inteira e organiza todo o seu sistema fiscal, regularizando com facilidade o seu negócio.

Veja também: Como separar as contas pessoais e da empresa

3 ERP’s para Micro e Pequenos Negócios

Separamos algumas ferramentas de ERP que atendem micro e pequenos negócios. Para você que está buscando por soluções na gestão empresarial do negócio, essa comparação vai te ajudar a decidir qual é a plataforma ideal para o seu desafio atual.

As notas abaixo foram atribuídas de acordo com as avaliações de quem usa esses ERP’s.

A seguir, você encontra alguns depoimentos de quem usa o ERP do vhsys, que atende aos pequenos negócios.

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