Kmaleon Entrevista Beedoo: Quais os Desafios para manter a Segurança de Informação no Trabalho Remoto? – com Daniel Lima

Os desafios e as preocupações das empresas que trabalham com tecnologia e desenvolvimento não são apenas com relação ao alinhamento de trabalho e de atividades, mas também com a segurança de informação de seus clientes.

No caso da empresa Beedoo, uma plataforma de capacitação, comunicação e treinamento de equipes, esse desafio tem sido enfrentado com responsabilidade na sua equipe de tecnologia.

O CEO da empresa, Daniel Lima, concedeu uma entrevista para o Mateus Castro, Co-Fundador da Kmaleon, e explicou quais adaptações foram necessárias para trabalhar de forma eficiente o home office.

Veja a entrevista completa a seguir:

Mateus Castro


Como vocês estão agindo para manter a operação funcionando frente ao Coronavírus?

Daniel Lima

A gente já trabalhava com o modelo home office, então apenas mantivemos a nossa operação, fazendo uma reunião de alinhamento do sprint da semana. Na área de tecnologia fazemos um alinhamento diário (daily).

Mas basicamente todo mundo fica disponível no Whatsapp e todas as nossas reuniões são feitas com o Google Hangouts quando é necessário. Das 9h às 17h é o horário de disponibilidade em que todos precisam estar disponíveis.

Se alguém fizer alguma atividade por fora durante esse horário, e não puder atender as atividades e comunicações, pedimos para avisar nos grupos das áreas.

Além disso, todos os nossos softwares independem de local físico, então não foi um problema a adaptação ao home office.

Mateus Castro


Qual é a sua leitura sobre o trabalho Home Office e quais os desafios para se adotar a essa Prática como Cultura?

Daniel Lima

O principal desafio que tivemos foi manter a velocidade de comunicação. Quando você está no mesmo lugar, trabalhando presencialmente, você pode se levantar, ir até a pessoa, conversar e resolver o problema no mesmo momento.  

A adaptação ao trabalho remoto de 1 para 1 não é um problema. Agora, quando é de 1 para “n”, você pode começar a encontrar algumas dificuldades. Por exemplo, quando você precisa juntar 3 pessoas, o processo começa a ficar mais lento.

Por isso, se tem uma coisa que a gente preza bastante é a velocidade de resposta. Então, o nosso time deixa o Whatsapp ligado o tempo todo e quando surge a necessidade de fazermos uma reunião, subimos todos no mesmo momento no Google Hangouts.

A gente está pensando em colocar o Google Hangout Meet, para ter salas pré-definidas com as todas as contas logadas, acredito que isso facilitaria as reuniões. Ainda não fizemos isso, mas estamos estudando essa possibilidade.

Do ponto de vista de produtividade, a gente não vê nenhuma mudança. Quem enrola, enrola com ou sem home office.

Nós também usamos a própria plataforma do Beedoo para fazer as comunicações institucionais. O nosso software possibilita criar um ambiente específico por cliente e é por lá que fazemos os cursos que integram a plataforma, que inclusive outros clientes nossos já fazem.

Mas isso nós já tínhamos antes do home office, apenas continuamos com essa prática.

Mateus Castro

Quais são os maiores desafios e preocupações de passar do presencial para o remoto, em um cenário envolvendo saúde pública, principalmente com o momento que estamos vivendo hoje?

Daniel Lima

A nossa maior preocupação é com a segurança na informação, porque nós precisamos fazer a liberação dos acessos de uma forma segura. Os softwares como o Monday (para gerenciar projetos) ou o Trello (para gerenciar demandas internas) possuem login e senha, por isso, a segurança deles não é um problema.

O receio é com relação aos acessos das aplicações da rede em que o nosso Software está hospedado, no caso a AWS (Amazon Web Service). Essa parte requer uma segurança e um cuidado maior.

Então, para a nossa área de tecnologia, temos um modelo de liberação mais diferenciado e com mais segurança. A gente tem uma VPN (Rede Privada Virtual), por isso, os acessos só acontecem quando os colaboradores estão conectados a essa rede.

Também usamos alguns modelos de controle de segurança. Então, a nossa maior preocupação é com a segurança da informação.

Mateus Castro

Como que a empresa Beedoo está trabalhando remotamente a proximidade dos seus Funcionários? Basicamente, como vocês estão estimulando a colaboração e comunicação entre as pessoas do time?

Daniel Lima

A gente faz as reuniões semanais, reuniões diárias e estabelecemos horários pré-definidos de trabalho, das 9h às 17h.

Uma das nossas regras é que 100% dos nossos colaboradores devem estar disponível e responder sempre que for solicitado, nem que seja para falar que não vai dar para fazer alguma coisa, ou atividade.

Ninguém pode simplesmente sumir nesse horário. O que usamos bastante é o Google Hangouts. Evitamos fazer ponto a ponto as coisas. Por exemplo, uns dias atrás aconteceu uma dúvida na especificação no desenvolvimento e em seguida já marcamos uma reunião via Hangouts e já começamos a conversar sobre essas dúvidas.

Então basicamente, fazemos reuniões pré-definidas, horário de disponibilidades e o “chamou e respondeu”.

Mateus Castro


E quais tecnologias estão ajudando a Beedoo no desenvolvimento dessas atividades?

Daniel Lima

Os principais softwares que a gente usa são:

  • Financeiro – Conta Azul que fica na nuvem;
  • Para equipe de Implantação – Monday de Projetos;
  • Equipe de Tecnologia – Trello, Bitbucket;
  • Equipe de Suporte – Zendesk (Help Desk);
  • Equipe de Vendas – Pipedrive (CRM).

Todas as áreas usam o Google Hangouts e para fazer reuniões com os clientes utilizamos o Whereby. Toda a nossa plataforma está nos servidores da Amazon, por isso, o nosso software está 100% na nuvem e não tem nada hospedado localmente.

Mateus Castro


Como vocês estão acompanhando o progresso das demandas?

Daniel Lima

Para o acompanhamento de demandas, nós temos os líderes das áreas, que basicamente são 4 líderes.

  • Líder para Administrativo Financeiro;
  • Líder de Tecnologia;
  • Lider de Implantação;
  • Líder de Vendas.

Nós já tínhamos as rotinas de acompanhamento remoto porque temos 2 escritórios. Dentre as nossas boas práticas, cada área tem um indicador chave analisado. Por exemplo, no caso da área financeira, o índice de atraso e de recebimento são acompanhados pela ferramenta Conta Azul.

No caso da área de Implantação, observamos o percentual de utilização da plataforma. Para a área de vendas, temos os indicadores de volume de visitas, demonstrações agendadas e número de fechamentos que são verificados na ferramenta do Pipedrive.

Na área de tecnologia, a gente acompanha a disponibilidade do sistema pelo painel da Amazon, analisamos o volume de erros e as entregas dos projetos pelo Trello.

Mateus Castro

Gostaria que você passasse uma mensagem final para todos sobre o assunto. Na sua opinião, qual é a responsabilidade das Empresas e Consumidores em reduzir os impactos dessa situação?

Daniel Lima

Do ponto de vista das empresas, o primeiro ponto é conseguir fazer com que o máximo da força de trabalho fique isolada em casa. No nosso caso, nós decretamos isso na sexta-feira passada (20/03). Pedimos para suspender todas as visitas e encontros presenciais.

Alguns desses encontros, os próprios clientes cancelaram, mas os demais foram nós que agimos de forma pró ativa, mesmo que isso impactasse os compromissos já agendados ou alguma ação. Mas, mesmo assim, a gente preferiu priorizar a saúde do nosso time.

Estamos apoiando as pessoas que apresentarem qualquer tipo de sintoma de coronavírus. Nós não vamos fazer nenhum tipo de corte financeiro, mesmo porque as nossas receitas já são fixas, então não tem o porquê de reduzirmos a nossa jornada de trabalho e os salários.

Na realidade eu acho que isso só atrapalha a economia. Por isso, as nossas ações são basicamente: isolamento, dar suporte as pessoas com sintoma e manter as equipes.

Veja quais são os Indicadores-chave que foram citados por Daniel Lima:

Área do Administrativo Financeiro: Atraso & Recebimentos

Área de Tecnologia: Disponibilidade do Sistema & Volume de Erros & Entrega de Projetos

Área de Implantação: Percentual de utilização da Plataforma

Área de Vendas: Número de visitas (tráfego) & Demonstrações agendadas & Número de fechamento

Essa foi a entrevista que o Daniel Lima, CEO da Beeboo, deu para o Mateus Castro. Essa ação colaborativa com o objetivo de ajudar outros profissionais a se adaptarem de forma rápida ao home office.

A Kmaleon está com uma série de ações e conteúdos para mostrar os caminhos que a sua empresa pode adotar se inspirando nas ações de outros profissionais.

E saiba como contornar a crise do COVID-19

Receba outras entrevistas e dicas importantes para o seu negócio se inscrevendo na nossa Newsletter. É super simples, você preencha esse formulário abaixo e pronto, já está dentro do nosso grupo. 😉

Obrigada e até a próxima. 🙂

Leave a comment

O seu endereço de e-mail não será publicado.