Home Office: Dicas e Ferramentas para você Trabalhar de forma Simples

Em resposta as incertezas apresentadas pelo COVID-19, muitas empresas, universidades, organizações governamentais, entre outras instituições, pediram aos seus funcionários que trabalhassem em home office.

Ter flexibilidade e poder executar as suas funções de qualquer lugar, é uma realidade totalmente possível, desde que seja administrada de forma adequada e com a escolha das tecnologias certas.

E se o Home Office for operacionalizado de forma organizada, a empresa pode colher bons resultados. Um estudo de 2015 realizado por uma agência de viagens na China, mostrou que os funcionários de call-center tiveram uma melhora no desempenho de 13% fazendo home office.

Mas certamente esse número pode variar de acordo com o setor de atuação e com as responsabilidades atribuídas a um funcionário, porém esse estudo demonstra que é possível ser produtivo mesmo a distância.

Existem etapas que os líderes podem executar, sem grandes esforços, para melhorar o engajamento com o seu time.

Para compreender e aplicá-las, identificamos algumas inseguranças comuns entre os gestores e colaboradores que adotaram as práticas do trabalho remoto.

Inseguranças enfrentadas por quem adotou o Home Office:

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Fonte: Freepik

01- Falta de Supervisão Presencial:

O medo do distanciamento com o seu time é uma realidade marcante aos líderes, pois eles temem que o home office afete a entrega e a produtividade da sua equipe.

Dentre as inseguranças observadas, a maior é o receio que os seus funcionários “desapareçam”, dificultando a comunicação e o alinhamento de tarefas.

Sob o mesmo contexto, porém do ponto de vista dos funcionários, a distância física pode atrapalhar a evolução do trabalho, impactando no seu crescimento profissional.

02 – Falta de Acesso à Informação:

Assim como a dinâmica da sua rotina de trabalho muda, o seu acesso à informação também não é o mesmo. Alguns profissionais podem enfrentar obstáculos maiores no trabalho remoto para localizar informações que no presencial não enfrentariam.

E as barreiras não são apenas com relação a informação, mas também na sua compreensão. No presencial sabemos quando um colega de trabalho está enfrentando um dia difícil.

Mas quando trabalhamos em casa, não estamos vendo as dificuldades que o outro está enfrentando e, por isso, uma comunicação pode ser mal interpretada.

03 – Isolamento Social:

Sabemos que presencialmente temos as nossas rotinas, algumas brincadeiras podem acabar acontecendo e descontraindo o ambiente.

Porém, o mesmo não acontece no home office. O isolamento pode trazer consequências no psicológico de uma pessoa, fazendo com que ela sinta que não pertence a organização.

04 – Infraestrutura e Distrações em Casa:

Nem todos dispõem de espaços isolados, de internet, cadeira apropriada de trabalho ou de equipamentos necessários em casa. No contexto atual, a situação de infraestrutura piora ainda mais.

Quem tem filhos, por exemplo, são as pessoas que mais sofrem. Principalmente para os pais de crianças pequenas, que precisam de supervisão o tempo todo.

Nestes casos, a produtividade pode ser afetada. Por isso, a liderança deve ter um olhar empático e cuidadoso.

Dicas para você Trabalhar de Forma Simples o Home Office:

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Fonte: Freepik

#01 – Estruture uma Rotina com seus Funcionários

A nossa sugestão é fazer uma ligação de alinhamento diário, através de vídeo conferências. As reuniões entre os gestores podem ser feitas uma vez por semana, por exemplo, apenas para acompanhamento do projeto.

Essa é a forma que o Rafael Kiso fundador da mLabs está adotando. Além disso, as metodologias ágeis (como Scrum) podem também ser um grande aliado nesse desafio.

Outra sugestão para os gestores é evitar ficar controlando a todo tempo se os seus funcionários estão on-line. Melhor do que você se preocupar com o tempo, recomendamos que você se preocupe com a qualidade do trabalho que está sendo desenvolvido.

#02 – Pesquise Ferramentas e Tenha mais de 1 opção

Nem pense em centralizar a sua comunicação no WhastApp, ele deve ser mantido como uma comunicação focada na interação social. Obviamente, trabalhar somente com Email pode trazer uma ineficiência no processo de alinhamento de atividades.

Saber quais opções de ferramentas são mais recomendadas por outros usuários, é essencial para não ficar perdido em meio a processos mal executados por dificuldades técnicas de um software.

Você pode comparar e encontrar as opiniões de várias ferramentas do mercado em plataformas de reputação como a Kmaleon. A questão é, quando uma ferramenta não desempenhar bem as suas funções, esteja preparado para usar outra.

#03 – Estabeleça algumas “Regras de Engajamento”

Realize com o seu funcionário alguns alinhamentos e acompanhamentos ao decorrer do dia. Essa dinâmica pode acontecer através de rápidas reuniões e servirá para conduzi-lo adequadamente. Assim, você poderá identificar se ele está passando por alguma dificuldade ou se os colaboradores estão produzindo dentro da sua expectativa.

Mas deixe claro aos seus funcionários que essas reuniões tem o objetivo de manter um bom engajamento a distância. Além disso, analise os possíveis horários e deixe as suas expectativas de trabalho bem estabelecidas.

Afinal de contas, não se trata de reuniões de cobrança, mas sim de um acompanhamento de forma simples e funcional.

#04 – Ofereça oportunidades para Interação Social remota

É nesse momento que você pode usar o WhastApp como uma ferramenta para uma comunicações informal. Além disso, deixe que as conversas aconteçam e se você for um gestor, estimule de vez enquanto a descontração.

Elas podem ajudar a proporcionar produtividade e engajamento com os membros do seu time. Uma outra boa sugestão é criar ambientes virtuais para “festas” ou “pizzas” em grupo.

Pode parecer forçado, mas segundo um artigo do Harvard Business Review, esses eventos podem auxiliar na redução do sentimento de isolamento social e melhorar a sensação de pertencimento do colaborador.  

#05 – Ofereça apoio e suporte emocional

Afinal de contas, não está sendo um período fácil para ninguém!

Ferramentas Sugeridas para o Home Office:

dicas de ferramentas
Fonte: Freepik

#01 – Comunicação com a Equipe


Com o Whereby você pode criar uma sala virtual com nome personalizado e enviar o link para os outros participantes.

É uma ferramenta simples e não exige que os convidados tenham uma conta no whereby. Basta acessar o link, colocar seu nome e pronto, você já está na vídeo conferência!

Saiba o que mais essa ferramenta pode fazer por você.

Muito conhecida pela qualidade de vídeo conferência, o Zoom também é uma ótima opção para Webinars.

No plano gratuito da ferramenta, você pode fazer uma conferência com até 100 participantes na mesma sala.

O Slack te entrega funcionalidades de comunicação não apenas de envio de mensagens via chat em si, mas também de vídeo conferência. Além disso, ele pode ser integrado com o Trello, Dropbox, GitHub, Wunderlist e Google Drive.

Recentemente a ferramenta liberou o uso ilimitado na plataforma por 90 dias devido a Pandemia do Coronavírus. Dentre as opções, você encontra funcionalidades para trabalhar em grupo, fazer webinars e estruturas para equipes e empresas de suporte.

Além disso, o software oferece um centro de treinamentos online.

E é uma ferramenta utilizada pela mLabs, conforme citado em entrevista com o Rafael Kiso.

O Skype é uma das ferramentas mais conhecidas. Para utilizá-la, basta você criar a sua conta e adicionar na plataforma os outros usuários.

A crítica acerca dessa ferramenta é a sua limitação, pois ela possibilita que você converse apenas com aqueles que já tenham o Skype.  

Google Hangouts

O Google Hangout é uma ferramenta do Google que tem ganhado bastante espaço para quem está buscando fazer vídeo conferências e envio de mensagens.

Para quem não tem familiaridade com tecnologia, utilizá-lo pode ser um pouco mais difícil. Ainda assim, ele atende as demandas mais comuns como vídeo conferências e mensagens via chat.

#02 – Gestão de Projetos e Organização de Tarefas

Trello

O Trello é uma ferramenta gratuita de gerenciamento de atividades que você pode colocar em prática metodologias de planejamento e organização de tarefas. Você pode elaborar quadros de atividades e organizá-los de uma forma produtiva. A nossa sugestão é criar 3 colunas de atividades e enfileirar as tarefas com os Status abaixo:

  • A fazer;
  • Fazendo;
  • Feitas – concluídas.  

O Trello é uma das ferramentas mais simples e fáceis de usar de Gestão de Projetos.

Asana

O Asana tem a mesma proposta de gerenciamento de atividades como o Trello e tem uma versão gratuita.

Ele é recomendado para projetos mais complexos e com muitas pessoas envolvidas.

Com esse Software, você consegue gerar relatórios e acompanhar o seu progresso, dar feedbacks e aprovar execuções, gerenciar a sua carga de trabalho, definir metas e conectar as ações entre equipes.

Assim como as demais, a plataforma da Bitrix24 te entrega todas as funcionalidades e vantagens listadas acima, com um adicional ainda maior, o atendimento 24h.

Mas frente aos tempos de coronavírus, a empresa decidiu remover temporariamente o limite de 12 usuários no plano gratuito. Essa medida foi tomada como uma ação colaborativa da empresa.


#03 – Controle de Horas

Essa ferramenta é conhecida entre os profissionais de TI, mas pode ser facilmente adequada as demais áreas.

Ele pode te ajudar a gerenciar as atividades e analisar quanto tempo elas demandaram da sua equipe.

Caso você precise de relatórios de desempenho por horas, você pode contratar o plano pago que é a partir de USD 10,00.

Sabe a gestão de pontos a distância que está fazendo falta para o seu trabalho de casa?

Esse Software tem como objetivo o gerenciamento do seu RH de forma virtual.

Ele conta com funcionalidades como o reconhecimento facial, acompanhamento de turnover, exportação de relatórios para a folha de pagamento e simplificação do acompanhamento dos colaboradores com uma gestão fácil.

A proposta da empresa é agilizar o sistema de RH da sua empresa e é excelente para quem faz trabalho remoto. A marcação de pontos é realizada em tempo real. Uma ferramenta simples que promete desburocratizar a gestão de colaboradores da sua empresa.

Essas foram as nossas dicas de processos e ferramentas para você trabalhar de forma eficiente o home office na sua empresa. Mas para ter outras ideias, você pode também conferir as entrevistas que a Kmaleon fez com alguns profissionais de diferentes setores de negócios.

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Você pode consultar outros artigos aqui, nesta lista abaixo:

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